В логистических процессах внутри организации занято множество специалистов, а каждая перевозка сопровождается оформлением различных заявок, доверенностей, распоряжений на отгрузку, справок, счетов-фактур и актов. Традиционный документооборот в отрасли приносит все больше неудобств. Они связаны в первую очередь с человеческим фактором: бумаги теряются, доставляются не вовремя, их трудно найти в «физическом» архиве, который постоянно разрастается. Все это усугубляется тем, что документы приходится пересылать на дальние расстояния, чтобы они попали в руки многочисленных контрагентов.

Электронный документооборот позволяет решить перечисленные выше проблемы и автоматизировать ряд задач на всех этапах логистического процесса. Благодаря этому транспортная компания может значительно сократить:

  • Затраты на бумагу и другие канцелярские товары — в десятки раз;
  • Время на создание и обработку документов — на 50–70%;
  • Расходы на почтовые и курьерские услуги.

ЭДО также ускоряет важные этапы в логистической цепочке:

  • Согласование и подписание электронных документов;
  • Взаиморасчет. Услуги транспортной компании в основном оплачиваются после того, как клиент получил оригиналы документов на перевозимый груз. Благодаря ЭДО срок оплаты может сократиться до двух недель.
  • Исправление ошибок и неточностей в документах.

Какие еще преимущества есть у ЭДО?

Системы электронного документооборота, интегрированные с другими ИТ-решениями, принципиально меняют задачи сотрудников. Если ранее они составляли, распечатывали и пересылали документы, то теперь они в основном только контролируют этот процесс, а все рутинные операции перекладываются на ПО. Производительность таких сотрудников возрастает в разы.

ЭДО в грузоперевозках положительно сказывается и на смежных логистических процессах. Когда поставщик без задержек обменивается документами с распределительным центром, товарооборот со складом происходит более эффективно, а транспортный отдел работает четче. Кроме того, маршрутизация электронных документов в рамках одной ИТ-платформы позволяет компаниям стандартизировать схему взаимоотношений с контрагентами. Это помогает бизнесу экономить на обучении нового персонала, а также снижает вероятность ошибок. Наконец, электронный документооборот позволит компаниям из сферы логистики эффективнее использовать новые технологии, чтобы наносить маркировку и отслеживать поставки товара.

Как транспортной компании внедрить ЭДО? Алгоритм действий

Несмотря на сходные цели и задачи транспортных компаний, внутренние бизнес-процессы в каждой из них могут сильно различаться. Поэтому перед тем как внедрить ЭДО, необходимо понять, что следует автоматизировать в первую очередь. Переводить документооборот в электронный формат лучше поэтапно. Так компании будет проще адаптировать сотрудников к переменам и постепенно перестроить алгоритмы работы.

Биржа грузоперевозок ATI.SU развивает свою систему электронного документооборота с 2013 года, а в конце декабря 2020-го она получила статус доверенного оператора ЭДО. Опираясь на свой опыт, а также на опыт наших партнеров, мы рекомендуем следующую последовательность внедрения ЭДО в транспортной компании:

  1. Рассчитайте стоимость обмена документами, оцените выгоду для бизнеса и срок окупаемости решения.
  2. Проверьте, можно ли совместить систему ЭДО с другими цифровыми решениями, которыми уже пользуется организация, в том числе с нетиповыми конфигурациями ПО.
  3. Убедитесь, что выбранная ИТ-платформа обеспечивает юридически значимый документооборот.
  4. Сначала переведите в электронный вид типовые документы, обработка которых представляет собой рутинный, повторяющийся процесс (транспортные накладные, справки, договоры).
  5. Развивайте компьютерную грамотность сотрудников и помогайте им адаптироваться к цифровым процессам. Только так вы постепенно преодолеете сопротивление, которое неизбежно возникает на первых этапах переходного периода.

Каковы перспективы ЭДО в логистике?

Компании, которые работают в сфере логистики, пока не смогли полностью оценить преимущества безбумажных технологий. Дело в том, что на регуляторном уровне до сих пор утверждены не все форматы документов. Правда, 2020 год можно назвать переломным в этом плане. Например, Минтранс запустил эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной и путевых листов в шести регионах России. Его результаты позволят в будущем принять нужные для отрасли нормативно-правовые акты и регламенты. Также в декабре 2020-го были утверждены правила перевозок грузов автомобильным транспортом и внесен ряд изменений в ПДД. Все это — подготовительные меры, которые позволят массового использовать электронную транспортную накладную с 2022 года.

Наконец, сегодня все игроки отрасли следят за тем, как развивается новый проект Минтранса — «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Он подразумевает, что к 2024 году все необходимые документы для автомобильных грузовых перевозок можно будет оформить режиме «одного окна» через специальный сервис. Пока сдерживающим фактором на пути к массовому распространению ЭДО в логистике остается консерватизм игроков, но и он постепенно, в том числе из-за влияния пандемии и массового перехода на удаленную работу, сходит на нет.

Автор: Александр Вильде

Источник: pro.rbc.ru/news