«Цифра» на 70-80% дешевле бумаги

Экономия происходит, в первую очередь, за счёт сокращения затрат на бумагу и другие канцелярские товары, обслуживание принтеров. Так как любую перевозку сопровождает целая стопка документов, сумма набегает внушительная.

«Кроме того – отпадает необходимость в аренде площадей для хранения документов. А учитывая повышенный спрос на коммерческую недвижимость в Беларуси, особенно на складские помещения и офисы, это тоже немалые деньги. Убираются почтовые расходы на пересылку документов и оплату услуг курьера. Электронные документы доходят до адресата в одну секунду. Поэтому ниже вероятность и просрочек платежей», – приводит аргументы Татьяна Солдатенко.

Расходы на зарплаты работникам тоже сокращаются: для работы с электронным документооборотом нужно меньше сотрудников, чем для работы с бумажными документами. А в условиях дефицита кадров в логистике, с которым сейчас столкнулась Беларусь, – это ощутимый бонус.

Перевод документооборота в электронный вид сильно упрощает задачи сотрудников. Часть документов заполняется автоматически, а значит риск совершения ошибок – меньше. Да и исправить ошибки и неточности – быстрее и проще.

«Проще с такими бумагами работать и водителям, и логистам. Например, в нашем мобильном приложении для водителей предусмотрена функция по работе с документами по перевозке: водитель может их прикреплять, просматривать и пересылать логисту. То есть ему не нужно тратить время на получение бумажной накладной, собирать сопроводительные документы на точке погрузки, искать ответственных для проставления печатей, проверять правильность заполнения бумаг. Все это делает логист. Но и его задача упрощается: они проверяет один электронный документ, а не заполняет по три-четыре экземпляра бумажной накладной», – рассказывает Татьяна Солдатенко.

Электронные документы вот-вот станут обязательными

В мае прошлого года в Беларуси случилось знаковое событие в сфере перехода к электронному документообороту. Тогда вступило в силу постановление, разрешающее обмениваться электронными товаросопроводительными документами при трансграничной торговле. В том же месяце состоялась и первая сделка, оформленная с использованием цифровых документов, – отгрузка товаров из Беларуси в Россию.

По словам эксперта, если раньше ведение электронного документооборота было выбором компаний и ответственностью, которая лежала только в области сокращения издержек и удобства, то совсем скоро это станет обязательным условием для ведения бизнеса.

Источник: prodelo.by