← ИТ в логистике, бухгалтерия

ЭДО в грузоперевозках. Станет ли кризис стимулом для перемен?

fourta.org

Новые реалии могут послужить толчком для более активного развития электронного документооборота (ЭДО). Директор по развитию "Биржи грузоперевозок ATI.SU" Александр Вильде рассказал об особенностях внедрения ЭДО в автомобильных грузоперевозках.

Дорогая бумага и экономный ЭДО

Необходимость перехода с бумажных документов на электронные в нашей отрасли обсуждается уже не первый год. Бумага – это слишком дорого и слишком долго, что особенно ощущается в грузоперевозках. Например, мы задумались о переходе на электронный документооборот еще в 2012 году. В тот период у нас было порядка двух тысяч платежей в день, а это две тысячи комплектов закрывающих документов – их нужно было успевать оформлять, распечатывать, подписывать, отправлять по почте или курьером, хранить. Все это требовало серьезных трудозатрат и финансовых расходов.

В нашей компании в 2012-2013 годах документооборотом занимались больше десяти сотрудников, и они все равно не успевали. Задержки при оформлении документов иногда достигали нескольких месяцев. 

Проанализировав ситуацию, мы одними из первых решили уходить от использования бумаги. Уже в 2013-2014 годах мы разработали и внедрили собственный инструмент «АТИ-Доки». Это позволило нам перевести на электронный документооборот свою бухгалтерию и предоставить новую услугу клиентам как сервис. В итоге мы получили колоссальную экономию – после внедрения оформлением всех документов в компании стал заниматься один сотрудник (вместо 10), а все закрывающие документы – отправлять в течение недели.

Кроме того, что мы решили свои оперативные задачи, электронный документооборот стал для нас частью долгосрочной стратегии, ведь мы сделали ставку на автоматизацию всех процессов, связанных с логистикой.

Фальстарт нового сервиса

Казалось бы, выгоды от ЭДО очевидны, а значит, бумажный документооборот давно должен был уйти в прошлое. Однако повсеместного перехода, которого мы ждали еще в начале прошлого десятилетия, не произошло до сих пор. Причины для этого есть. Во-первых, это общий консерватизм, который мешает внедрению в жизнь любых информационных технологий. Новую систему нужно изучить, внедрить, параллельно изменить бизнес-процессы в своей компании. К слову, и мы столкнулись с сопротивлением собственной бухгалтерии.

Во-вторых, есть объективные организационные и технические сложности. Например, в большинстве случаев для использования ЭДО нужно получить сертификат электронной подписи: для этого необходимо собрать немало документов, сходить в удостоверяющий центр, оплатить услугу – это дает возможность подписывать электронные документы только в течение года, а через год – все по-новому. Кроме того, необходимо приобрести и настроить необходимое для работы электронной подписи программное обеспечение.

И третья проблема, которая в нашей сфере еще не до конца решена, — это нормативное регулирование. До сих пор не существует утвержденного порядка документооборота, связанного с электронной транспортной накладной (ЭТН) и электронным путевым листом – соответствующий эксперимент Минтранса только в этом году запущен в нескольких регионах и должен завершиться в октябре.

Между тем, отсутствие этих документов делает невозможным полный переход на электронный документооборот. Для компаний крайне неудобно, когда параллельно ведется электронный и бумажный документооборот. Например, возникают трудности, когда один и тот же документ существует в двух версиях – бумажной и электронной. Зачастую непросто даже понять, какой из этих документов является оригиналом, а какой – дубликатом. 

Так что переход на ЭДО должен быть полным. И как только компании получат возможность избавиться от бумажного документооборота полностью, будет гораздо проще преодолеть и остальные сложности.

Мы выбрали стратегию постепенного перехода на ЭДО при работе с нашими клиентами: сохранили для них возможность бумажного документооборота «по старинке». Но сделали такое оформление платным, поначалу – 100 рублей за пакет документов, потом чуть дороже. Это было логично и с той точки зрения, что оформление бумаг связано с нашими расходами – таким образом клиенты возмещали нам затраты. Но главное, у компаний появился дополнительный стимул для перехода на более современный и удобный сервис. И довольно быстро практически все наши клиенты перешли на электронный документооборот с нами как с контрагентами. Но не между собой, увы.

Вирус как стимул

На мой взгляд, пандемия коронавируса дала серьезный стимул для развития электронного документооборота во всей отрасли. Развитие тех же электронных транспортных накладных в нынешних условиях должно пойти гораздо быстрее, поскольку появился новый аргумент – безопасность, ведь оформление и передача бумаг так или иначе связаны с физическими контактами.

Наконец, прошедшие месяцы самоизоляции в целом вынужденно повысили компьютерную грамотность и доверие к электронным средствам общения и электронным документам. Соответственно, теперь преодолевать сопротивление консервативно настроенных сотрудников будет значительно проще.

Мы считаем сложившуюся ситуацию благоприятной для дальнейшего развития электронного документооборота. Наша компания, в частности, делает следующий шаг – в данный момент мы регистрируемся как оператор ЭДО. 

Конкуренция на этом рынке уже довольно велика, таких операторов – уже несколько десятков, в том числе есть и серьезные лидеры рынка. Однако конкурировать с ними мы в целом не собираемся. Мы планируем занять собственную нишу и предложить клиентам нашей Биржи удобный сервис, глубоко интегрированный с нашей системой и решениями, максимально учитывающий специфику автомобильных грузоперевозок.

Александр Вильде, директор по развитию ATI.SU