Российская экономика пока не выбралась из состояния рецессии. Для логистических компаний это означает работу в условиях снижения прибыли и роста издержек. Сохранить стабильное положение на рынке, а то и выйти в лидеры смогут те компании, которые оптимизируют ресурсоемкие процессы. Традиционную сложность в работе крупных логистических компаний вызывает обширный документооборот и его обслуживание.
В первую очередь в автоматизации документооборота нуждаются те предприятия на рынке транспортных услуг, которые теряют клиентов из-за нарушаемых сроков выполнения работ в связи с несвоевременным предоставлением документов. Во-вторых, компании, в которых сотрудники не справляются с большим потоком документов, а расширения штата для работы с документацией не планируется. И, в-третьих, развивающиеся и привлекающие новых клиентов компании. Ведь, если документооборот не был налажен на начальном этапе, с ростом организации из-за слабого контроля отправляемых и получаемых документов будет расти и количество жалоб клиентов.
Оценить рентабельность автоматизации можно заранее, оценив количество выписываемых бухгалтерией документов с помощью бесплатных программ-обработок для "1С" таких, как "Подсчет документов". На основании полученных данных стоит принять решение: когда и каким образом реорганизовать документооборот.
Начать автоматизацию стоит с внедрения системы электронного документооборота. Но ЭДО - процесс двусторонний и требует подключения к системе контрагентов, которых у транспортной компании могут насчитываться тысячи. Отправка отчетности в электронном виде несколько разгружает "бумажный поток", которым приходится оперировать бухгалтерам, однако контролирующие органы продолжают запрашивать товарно-транспортные накладные и другие документы за большой период. Если учесть, что ТТН обычно хранятся в архиве в бумажном виде, подобные запросы дорого обходятся организации: с одной стороны, сотрудники тратят время на поиск, расшивку и сканирование нужных документов, с другой - каждый потерянный, испорченный или просто непредставленный вовремя документ грозит дополнительными проверками и штрафом. Поэтому следующим шагом должно стать создание электронного архива на предприятии.
Обратимся к примеру компании "Донтрансэкспресс", которая успешно разрешила проблему с большим объемом обрабатываемых бумажных документов.
Испробовав традиционные методы - ведение реестров, описи, группировку данных - сотрудники компании стали искать другие, более эффективные решения для работы с документами. Тогда была выбрана программа, которая позволяет вести электронный архив бумажных документов в "1С" и при необходимости выгружать и отправлять в контролирующие органы и контрагентам скан-копии нужных бумаг - "Скан-Архив". Так время на формирование отчетности на предприятии было сокращено до 8 раз.
Главный бухгалтер ООО "Донтрансэкспресс" Бабаева Ирина Викторовна поделилась опытом внедрения "Скан-Архива" в своей организации:
- "Мы используем "Скан-Архив" уже 1,5 года. Критериями выбора программы были интеграция с "1С" и быстрый поиск документов.
На данный момент через "Скан-Архив" проходит половина документооборота нашей компании. С его помощью сократилось время формирования отчетов, был налажен контроль за входящими документами, упростился поиск нужной документации во время проверок. Для сфер торговли и перевозок с многочисленным документопотоком инструментарий данной программы крайне полезен".
Подробнее об автоматизации документооборота здесь.
"Донтрансэкспресс" лишь одна из многих логистических компаний, которая в сложной экономической ситуации не побоялась инвестировать средства в оптимизацию бизнес-процессов. И именно такие предприятия, способные не только приспособиться к спаду, но и улучшить свое положение на рынке транспортных услуг, становятся новыми локомотивами роста в отрасли - в этом проявляется оздоровительная функция кризиса.
