В 2019 году Минтранс России введет стандарты использования электронных транспортных накладных (ЭТрН). Участники рынка грузоперевозок уже начали готовиться к переменам, появилось и первое ИТ-решение – от сервиса Synerdocs.
Сложный бумажный документооборот – одна из главных проблем в сфере грузоперевозок. В подписании документов участвуют все стороны: грузоотправители, грузополучатели, транспортные и логистические компании. При этом организации могут находиться в разных регионах, поэтому часто они предпочитают обмениваться сканированными документами по email и подписывать их с помощью факсимиле. Такие копии не являются юридически значимыми, бумаги теряются и портятся в пути.
По мнению экспертов, переход на электронные транспортные накладные позволит транспортным компаниям и грузоотправителям ускорить поступления средств, обеспечив при этом юридическую значимость документооборота. Грузополучатели при этом сокращают затраты на печать, отправку, обработку и хранение документов, а также снижают расходы на поиск документов и их представление в ФНС.
Весной, после заявления Минтранса о появлении стандартов использования ЭТрН, сразу несколько компаний решили проверить «новинку» в деле. Первыми это сделали онлайн-сервис грузоперевозок GroozGo и 3-PL оператор FM Logistic. Оба тестовых рейса с использованием ЭТрН прошли с участием специалистов сервиса Synerdocs.
Об одном из проектов порталу «АвтоТрансИнфо» рассказала специалист по работе с ключевыми клиентами Synerdocs Ираида Бакаева. «Компания FM Logistic провела тестовый обмен с Levi’s, – пояснила она. – Сотрудники FM Logistic выставили в сервисе обмена электронные документы на груз, который отправили из подмосковного склада в Москву. Водитель развез одежду, обувь и аксессуары по магазинам фирменной сети Levi’s».
Для тестирования Москву выбрали неслучайно. Перевозки в столице имеют свою специфику: чаще всего они проводятся ночью – это позволяет ускорить доставку товаров и быстрее получить оплату от заказчика. С использованием ЭТрН время ожидания оплаты сокращается в несколько раз: электронные документы создаются, отправляются и подписываются намного быстрее бумажных – всё происходит в течение нескольких минут. Для сравнения: обычно подписание бумажных документов и перечисление денег затягивается на несколько дней, а иногда и недель.
Оценив разницу электронного и бумажного документооборота, специалисты FM Logistic отметили очевидные плюсы ЭТрН:
● сократились сроки оплаты услуг;
● документы больше не теряются;
● расходы на обработку, хранение и поиск документов становятся минимальными.
«Тестирование ЭТрН продемонстрировало, что решение полностью отвечает бизнес-задачам транспортной отрасли РФ и готово к использованию в коммерческих перевозках. Результаты оправдали наши ожидания. Более того, выяснилось, что перевод документов в электронный вид также является их ключевой потребностью», – добавляет менеджер группы клиентской поддержки и диспетчеризации FM Logistic Анна Стазаева.
