Электронный документооборот с контрагентами – тренд на рынке грузоперевозок. Всё чаще компании отказываются от бумажной волокиты. Но какие выгоды они при этом получают?
Автор: Константин Тасмаев, бизнес-аналитик Synerdocs
По данным Росстата, в июле 2018 года автомобильным транспортом было доставлено 518 648,2 тысяч тонн груза. Можно предположить, какой внушительный поток бумажных документов сопровождал процессы грузоперевозок. Давайте вместе выясним, почему в транспортно-логистических компаниях (далее – ТЛК) документооборот достигает таких объемов, и заглянем в его возможное «электронное» будущее.
Для начала предлагаю рассчитать примерное количество транспортных накладных, сформированных за месяц по грузоперевозкам.
Если среднестатистическая вместимость автомобиля – 5 тонн, а каждую транспортировку сопровождает одна накладная, то путем нехитрых вычислений получаем по России примерно 104 млн документов в месяц.
Число неточное, но оно позволяет представить весь масштаб документооборота. Более того, оно увеличится, если принять во внимание, что зачастую в кузове одного автомобиля перевозится несколько партий груза для разных получателей, и на каждую партию формируется отдельная накладная.
Традиционная схема: долго, зато надёжно?
Рассмотрим, как сейчас протекает работа с бумажной транспортной накладной (далее – ТрН) в большинстве транспортно-логистических компаний:
Чаще всего ТрН формируют в момент приемки товара водителем – перед погрузкой в автомобиль. Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 №272 документ составляется в 3 экземплярах – для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Но распространены случаи, когда создается и большее количество ТрН.
- Несмотря на то, что подписание и обмен транспортными накладными происходит традиционно на бумаге, документы формируются с использованием информационных и технических средств, например, в интерфейсе WMS- или TMS-системы предприятия. Большинство разделов заполняются автоматически. Сотрудники распечатывают документ и вручную вносят данные в оставшиеся поля.
- На следующем этапе уполномоченный сотрудник грузоотправителя и водитель подписывают документ.
- После доставки товара грузополучатель вносит в накладную данные о фактической дате и времени прибытия автомобиля на выгрузку, проставляет отметки о состоянии груза. Ответственный сотрудник грузополучателя и водитель подписывают документ.
- Казалось бы, теперь ТрН подписана всеми сторонами грузоперевозки, и цепочка документооборота закрыта. Но это не так: подписанный экземпляр может еще долгое время колесить в пути от грузополучателя к грузоотправителю, задерживая тем самым оплату транспортных услуг.
Как сделать так, чтобы владелец груза получал готовый документ уже через несколько минут после подписания? Легко.
Новая схема: подписываем документы через Viber и СМС
Все участники цепочки поставки (грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания) сегодня могут использовать электронные транспортные накладные (ЭТрН). На схеме представлена последовательность подписания документа в сервисе Synerdocs:
1. Ответственный сотрудник грузоотправителя создает и подписывает транспортную накладную в своей учетной системе.
2. Водитель принимает груз и оставляет подпись в документе, используя наиболее приоритетный инструмент мобильного подписания:
Чат-бот в Viber
Подтвердить получение груза можно с помощью СМС
3. Водитель поставляет товар. Вместо бумажного носителя у него есть печатная форма транспортной накладной, с которой он может ознакомиться прямо в смартфоне – в интерфейсе чат-бота.
4. Грузополучатель оставляет подпись в документе в момент приемки материальных ценностей, подтверждая, что груз прибыл в пункт назначения.
5. Во время сдачи груза водитель повторно использует чат-бот или СМС-подписание.
6. Последней документ подписывает транспортно-логистическая компания. При этом накладная будет доступна перевозчику с самого момента ее отправки грузополучателем.
Как работать? Выбираем варианты
Решая перевести транспортные накладные в электронный вид, компания-заказчик ищет наиболее подходящий вариант работы. Специалисты сервиса предлагают следующие:
Выгоды использования ЭТрН:
- На подписание документа уходит минимум времени.
Традиционный документооборот в рамках одного города длится не менее суток. Если же речь идет о междугородних перевозках, то время работы с транспортной накладной увеличивается пропорционально расстоянию маршрута и может достигать нескольких недель. С переводом работы в электронный вид перевозчик получает накладную сразу после подписания последним участником. - Документы больше не теряются.
Напомню, что бумажные ТрН «путешествуют» бок о бок с водителем, преодолевают вместе с ним тысячи километров. В пути бумага испытывает на себе трудности кочевой жизни, отчего часто теряет первоначальный вид. Нередки и случаи утери документов.
А теперь представьте, как удобна электронная транспортная накладная. Она спокойно «лежит» в сервисе, ей не страшны никакие погодные условия и потери. - Исчезает проблема с хранением накладной и ведением объемных архивов. Первичные документы по умолчанию находятся в сервисе обмена Synerdocs. Условия и сроки хранения документов обсуждаются индивидуально.
