Документооборот постепенно переходит в цифровой формат. Эксперты уверены: уже в 2019 в РФ будет принят закон, который окончательно регламентирует требования к ЭТрН, а это значит, что массовый переход отправителей и перевозчиков на электронные накладные не за горами.
Сегодня грузовладельцы и перевозчики активно пользуются благами технического прогресса. Цифровые платформы помогают им найти друг друга, умная телематика отслеживает параметры перевозки и следит за состоянием машин, а мобильные приложения помогают водителям рассчитать оптимальный маршрут, миновать заторы и прогнозировать время прибытия.
В России появился универсальный провайдер логистических услуг, внедряющий цифровые инновации в сфере логистики – группа компаний «Обоз»/«ТрансКорд». Основное направление деятельности ГК – организация, оптимизация и автоматизация грузоперевозок, в том числе автомобильных. С помощью удобного сервиса, предоставляемого провайдером, перевозчик может найти грузовладельца, а грузовладелец – наиболее подходящего перевозчика.
Почему этот сервис уникален? «Обоз»/«ТрансКорд» предлагает целый ряд эксклюзивных возможностей, объединенных в одной цифровой платформе. Организация мультимодальных перевозок, таможенное оформление и сертификация, страхование перевозок и отслеживание их эффективности – все эти и многие другие действия пользователи платформы могут выполнять, работая в удобном веб-интерфейсе или мобильном приложении.
Актуальные услуги «Обоз»/«ТрансКорд»
Клиенты провайдера – крупнейшие российские и международные компании, торговые сети, производители продуктов питания, техники, автомобилей. Для ряда партнёров «Обоз»/«ТрансКорд» разрабатывает специальные сервисы, которые максимально удовлетворяют потребности заказчика, помогают экономить время и деньги. Зная специфику разных видов перевозок и обладая бесценным опытом их организации, специалисты провайдера учитывают все факторы, которые могут влиять на скорость, безопасность, стоимость доставки.
Тысячи перевозчиков и десятки тысяч транспортных средств, возможность автоматического выстраивания цепочек поставок с использованием железнодорожного и морского транспорта, организации температурных и других грузоперевозок со специальными условиями – функционал платформы настолько широк, что позволяет организовать доставку практически любой сложности буквально за несколько минут, не отходя от компьютера. Крупнейшие перевозчики и грузовладельцы уже успели по достоинству оценить возможности платформы: число её активных пользователей (сегодня их более 5,5 тысяч) постоянно растёт.
ЭТрН: документ, который изменит грузоперевозки
Одна из самых востребованных услуг провайдера – внедрение электронного документооборота. Сегодня цифровым делопроизводством никого не удивишь: принятый в 2011 году федеральный закон «Об электронной подписи» позволил значительно расширить перечень документов, которые можно оформить по сети. Среди них– счета-фактуры, УПД, декларации, различные договоры и даже обращения в арбитражные суды.
Самый главный документ, сопровождающий процесс перевозки любого груза – транспортная накладная – тоже готовится к переходу в цифровой формат. И хотя регламент использования электронных транспортных накладных (ЭТрН) еще не закреплен законодательно, предприниматели уже вовсю экспериментируют с этим удобным и экономичным инструментом.
В октябре 2018 года специалисты «Обоз»/«ТрансКорд» совместно с сервисом ЭДО Synerdocs реализовали пилотный проект доставки груза с электронной транспортной накладной. По заказу клиента сотрудники ГК наладили перевозки с ЭТрН на маршруте между двумя складскими комплексами в Подмосковье.
Сколько денег сэкономит клиент, перейдя на электронные накладные? Как сложно было поменять привычный процесс и перестроиться под «цифру»? Как отреагировали водители большегрузов на современные технологии? На эти и другие вопросы отвечает руководитель направления IT инноваций «Обоз»/«ТрансКорд» Павел Жученков.
Почему электронные накладные нужны всем?
Главный плюс ЭТрН - экономия. Электронные накладные экономят время и деньги, существенно сокращая материальные расходы и сроки оформления доставки.
Грузоперевозка считается корректно завершенной и подлежит оплате тогда, когда полный пакет документов возвращается к её заказчику. Если речь идёт о небольшом маршруте в рамках одного региона, то на возврат документов уходит минимум 1-2 дня времени. А если груз нужно везти из Москвы во Владивосток, то теряется уже неделя! А как быть, если водитель на обратном пути решит посетить еще несколько городов, чтобы прихватить попутные грузы? Затянуть оплату на полмесяца или отправлять курьером?
В таком случае ждать заветную накладную придется несколько недель. Или несколько минут, если накладная – электронная.
Как только груз прибудет в точку назначения и будет разгружен, а принимающая сторона и водитель поставят в ЭТрН электронные подписи, перевозка будет считаться официально завершенной. Заказчик примет счет к оплате, а перевозчик с чистым сердцем отправит машину туда, где её ждут другие грузы.
Зачастую много времени уходит на разрешение проблем, возникших из-за досадных оплошностей. Водитель забыл расписаться на одной из копий документа? Получатель где-то не поставил печать? В таком случае перевозка считается незавершенной. Хорошо, если ошибку заметили своевременно. Хуже, если накладная уже уехала вместе с водителем/машиной в другой город - её придётся возвращать…
С электронными накладными подобной проблемы не возникнет: даже если кто-то из участников перевозки допустит ошибку, все остальные стороны сразу её заметят, а о незаполненных полях пользователей предупредит система. Таким образом, ЭТрН сводит вероятность технических ошибок к нулю, предотвращая серьёзные издержки и экономя драгоценное время.
Избавление от бумажных накладных – это, в конце концов, просто очень удобно. Их больше не придется печатать в нескольких экземплярах, заполнять от руки, хранить в надежном месте и оберегать от воздействия солнца и влаги.
Почему перейти на ЭТрН не сложнее, чем подключиться к ЭДО?
Перед группой компаний «Обоз»/«ТрансКорд» была поставлена задача: наладить перевозки с использованием ЭТрН по маршруту между двумя складами в Московской области. Сложностей в ходе работы не возникло: на складах даже не пришлось устанавливать и настраивать специализированное ПО, так как работа с электронной накладной велась через веб-интерфейс, с помощью обычного браузера. Специальное приложение пришлось установить водителю, но и здесь всё прошло гладко: небольшая программа с легкостью устанавливается на любой смартфон. На отгрузке и приёмке сотрудники использовали стандартные цифровые подписи, а водитель большегруза расписался с помощью всем известного Viber’а.
- Для работы с электронными накладными можно использовать веб-интерфейс, который не требует наличия каких-либо специализированных программ. Но если клиент желает работать в рамках своих платформ - например, c SAP или 1С – их несложно «научить» работать с ЭТРН, если они уже знакомы с ЭДО, - рассказывает Павел.
С технической точки зрения все действительно очень просто. Достаточно использовать веб-интерфейс, просто войти в систему через обычный браузер, подключить носитель с ЭЦП и можно создавать или получать и подписывать ЭТрН от лица своей компании. Если у заказчика нет необходимых для работы с ЭТрН цифровых подписей, сотрудники «Обоз»/«ТрансКорд» помогут их получить через налаженный сервис партнера по ЭДО.
Если клиент захочет работать с ЭТрН через ERP, то и в этом случае непреодолимых трудностей не возникнет. Решения оператора ЭДО Synerdocs предоставляют возможности интеграций с различными ИТ-системами.
- На обсуждение деталей и заключение договора уйдет больше времени, чем на внедрение ЭТрН, - поясняет эксперт. – Сам по себе процесс перехода отлажен и отработан, он проходит очень быстро и безболезненно.
Почему задуматься о переходе на ЭТРН нужно уже сегодня?
Сегодня ничто не мешает грузовладельцам и перевозчикам пользоваться электронными накладными. Законодательно ЭТрН никак не ограничены: главное, чтобы обе стороны перевозки документально закрепили договоренность об их использовании.
- Сейчас между ведомствами активно обсуждаются детали будущего законопроекта, который регламентирует особенности использования электронных транспортных накладных. При этом заинтересованные органы активно взаимодействуют с бизнесом, проводят совместные консультации, - отмечает эксперт. – Участвует в этих консультациях и наша группа компаний. Мы ожидаем, что уже весной 2019 года будут достигнуты договоренности по ключевым вопросам.
Как только работа над законодательной базой будет завершена, начнется массовый переход бизнеса на ЭТрН: в этом можно не сомневаться, ведь любой предприниматель стремится сократить убытки и оптимизировать бизнес-процессы.
Новые технологии стремительно меняют нашу жизнь. Электронные документы уже оказали существенное влияние на бизнес; в свою очередь, внедрение ЭтРН станет очередной вехой в развитии цифрового документооборота и логистической отрасли. Ожидается, что в ближайшие годы электронные накладные станут единым стандартом, на который придется перейти всем без исключения игрокам рынка. Проигравших в этом процессе не будет, но компании, которые заранее подготовятся к переменам и первыми начнут использовать электронные накладные, получат конкурентное преимущество и начнут экономить существенные средства раньше других.
Почему переход на ЭТрН со временем станет неизбежен?
Потому что за электронным документооборотом – будущее. Он повышает эффективность деятельности организации, экономит время и деньги, позволяет в кратчайшие сроки проводить операции, которые ранее затягивались на недели и даже месяцы. Электронный документооборот внедряют правительственные учреждения и частные компании; им пользуются крупные предприятия и небольшие организации.
- На Западе ЭТрН используются достаточно давно – с тех времён, когда в сеть интернет заходили через dial-up, - объясняет Павел. – Там электронные транспортные документы давно унифицированы и используются как для автомобильных, так и для любых других перевозок. В России рано или поздно будет утверждён единый стандарт ЭТрН, который позволит перевозить грузы без использования бумажных документов.
Интересно, что один из главных вопросов, который сейчас обсуждается в профильных ведомствах, касается унификации российских ЭТрН с зарубежными. Пока он остаётся открытым, поэтому вполне вероятно, что в обозримом будущем воспользоваться электронной накладной смогут и международные перевозчики.
В России есть несколько ведущих операторов электронного документооборота. С одним из пионеров в технологических экспериментах с ЭТрН – сервисом Synerdocs и были проведены пилотные грузоперевозки «Обоз»/«ТрансКорд».
Данные успешные эксперименты в том числе демонстрируют, что «Обоз»/«ТрансКорд» - один из немногих игроков рынка, специализирующийся на логистике и обладающий столь обширным опытом успешной реализации цифровых проектов.
Что можно сделать прямо сейчас?
Сколько денег сэкономит ваше предприятие после внедрения ЭТрН? Как быстро может быть осуществлена интеграция с корпоративной ИТ системой и что для этого потребуется сделать?
Чтобы получить ответы на эти и другие возникшие вопросы, касающиеся электронных накладных, свяжитесь со специалистами «Обоз»/«ТрансКорд».
Компания «Обоз» готова в числе первых опробовать со своими клиентами наиболее перспективные решения по ЭТрН, разрабатываемые ведущими операторами ЭДО и заранее подготовиться к принятию соответствующего законодательства.
Группа компаний «Обоз»/«ТрансКорд»
127015, Москва, Вятская ул, дом №27, строение 13, этаж 3.
+7 495 646 06 03
+8 800 301 06 03
info@oboz.com
Транспортно-экспедиторская компания "TransCord"
127015, Москва, Вятская ул, дом №27, строение 13, этаж 3.
+7 499 455 12 08
+7 800 707 44 30
info@transcord.ru
