Одно из преимуществ электронных накладных, да и любых других документов – экономия на бумаге. Но переход на цифру также потребует от предпринимателей финансовых вложений.
С 1 октября реализуется эксперимент Минтранса РФ по переходу на электронные транспортные накладные и путевые листы взамен бумажных документов в автомобильных грузоперевозках. Он охватывает 6 регионов России и ведущие транспортные компании. Взаимодействие надзорных органов, операторов электронных документов, грузоотправителей, грузополучателей и перевозчиков в новых условиях тестируется с 1 по 30 октября в Москве, Татарстане, Московской, Калужской, Рязанской областях и Краснодарском крае.
Участники рынка рассчитали усредненные потенциальные затраты транспортных компаний на переход на электронные документы. По словам IT-директора ПЭК Владислава Сарнацкого, приблизительная структура расходов транспортной компании может выглядеть следующим образом: во-первых, разовые затраты на разработку соответствующего программного обеспечения. Небольшие компании могут использовать интерфейс оператора ЭДО и не учитывать эту статью в расходах. Для остальных размер расходов определяется индивидуальными характеристиками IT-систем перевозчика.
Второе — расходы, связанные с приобретением устройств для обмена документами: телефоны и планшеты для водителей, или с амортизацией этих устройств. Отметим, что эти расходы не являются обязательными: передавать данные в информационную систему водители могут через собственные мобильные устройства или «по звонку» дежурному оператору. Третья статья расходов — оплата услуг оператора ЭДО по обработке электронных документов.
В рамках эксперимента услуга предоставляется бесплатно, затем, по данным аналитиков системы «Контур. Диадок», средняя стоимость документа составит 10 руб.
«Более точной информации по тарифу пока нет, как и нет понимания того, на кого из участников процесса перевозки лягут эти расходы. Оценивая приблизительную стоимость, можно ориентироваться на текущие тарифы операторов по счетам-фактурам», — отметил Владислав Сарнацкий.
Второй вариант расчета подготовленный экспертом ПЭК, базируется на трех разных бюджетных возможностей перевозчика.
«Самый экономичный вариант затрат практически не предполагает. В нем интеграция учетной системы с ПО оператора ЭДО не производится, все данные о перевозках вносятся через непосредственно интерфейс оператора. Соответственно, не предполагается и оснащение водителей мобильными устройствами. В этом случае все издержки состоят из оплаты услуг оператора ЭДО за каждый документ. Исходя из опыта счетов-фактур, можно предположить, что размер тарифа составит 5-10 рублей, и платить будет отправитель», — рассказал Владислав Сарнацкий.
В более сложном варианте к уже описанным затратам на услуги оператора ЭДО добавляется интеграция учетной системы перевозчика с системой оператора ЭДО. Затраты на этот процесс могут составить от 50 до 500 тыс. рублей — в зависимости от самой системы и «глубины» интеграции.
Однако, эксперт отмечает, что после успешного завершения эксперимента на рынке должны появиться стандартные решения для основных платформ информационных систем. Соответственно, стоимость «типового» внедрения значительно снизится. Расходы на покупку планшетов для водителей в этом варианте тоже опциональны: в рамках эксперимента могут использоваться собственные устройства сотрудников (большинство водителей имеют смартфон с навигатором), или формат передачи данных «по звонку» дежурному оператору. В случае, если транспортная компания приобретает мобильные устройства исключительно под эти цели, стоит рассматривать бюджетные модели стоимостью до 5 тыс. рублей.
«В самом дорогостоящем варианте ко всему вышеописанному добавляются затраты на покупку отдельных серверов для хранения архива, внедрение новой информационной системы, приобретение дорогостоящих мобильных устройств для водителей и тому подобное. Необходимость таких вложений каждая компания определяет для себя самостоятельно, но для начала работы с электронными документами они не обязательны», — заключил Владислав Сарнацкий.
Руководитель проекта «Контур. Логистика» («СКБ Контур», партнер ПЭК) Павел Коптелов отметил, что пересылка одного электронного документа через оператора ЭДО обойдется в 10 рублей, комплект из электронной транспортной накладной и путевого листа — 15 рублей. Сейчас текущие затраты на бумагу и печать 3-х экземпляров транспортной накладной и путевого листа — 20 руб. Затраты на возврат документов грузоотправителю и экспедитору (если водитель не возвращается к месту погрузки) — от 300 руб.
По расчетам Павла Коптелова, затраты перевозчика в расчете на один документ составят не более 30,8 рублей при среднем количестве рейсов в день 100 поездок.
Эта цифра складывается из тарифа оператора (15 руб. за комплект документов), амортизации мобильного устройства (14 руб. при средней стоимости смартфона водителя 7000 руб. и сроком его амортизации 2 года).
Выпуск КЭП на менеджера транспортной компании (3тыс руб. на год) и расходы на интеграцию ПО с учетной системой добавят менее 1 рубля в год, если исходить из стоимости модуля 1С в 12 тыс руб.(0,48 + 0,12 = 0,6 руб.). Оставшиеся 1,2 руб. добавим на мобильный интерфейс водителя (стоимость в год 300 руб. в расчете на 250 рабочих дней в году).
Подписанная электронная транспортная накладная становится доступной в качестве первичного учетного документа всем сторонам перевозки сразу же после ее подписания сторонами.
