С расширением бизнеса приходит необходимость в найме новых сотрудников. «Клерк» пошагово разбирает, как происходит найм сотрудника индивидуальным предпринимателем и что нужно учесть при этом.
Найм сотрудника ИП. Общие положения
Перед тем, как перейти непосредственно к пошаговой процедуре найма сотрудника, скажем пару слов о лимитах наемного персонала для ИП в разных ситуациях.
Максимальное количество работников, которых ИП может принять в штат, зависит от нескольких факторов.
Система налогообложения
На УСН максимальное количество сотрудников составляет – 130 человек (АУСН – 5 человек). На ПСН – 15 человек.
Обратите внимание, что в расчет берется не реальное количество сотрудников, а их средняя численность, которая вычисляется по определенной формуле. При этом в ней учитываютсявнешние совместители и исполнители по ГПД.
Отнесение ИП к субъектам МСП
Если ИП рассчитывает на господдержку для субъектов МСП, он должен отвечать определенным условиям, одно из которых – ограниченное количество сотрудников.
Для микропредприятий лимит по работникам составляет – 15 человек, для малых предприятий – 100 человек, для средних – 250 человек.
Пошаговая инструкция для ИП по найму сотрудника
В целом, порядок найма работника для ИП ничем не отличается от его приема работодателем-организацией.
Процедура оформления сотрудника включает в себя следующие шаги:
- Получение от работника документов.
- Ознакомление сотрудника с локальным нормативными актами.
- Заключение трудового договора.
- Оформление приказа о приеме на работу.
- Направление в СФР отчета ЕФС-1 о принятом работнике.
- Регистрация работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если он не имеет СНИЛС или не зарегистрирован в этой системе).
- Направление в СФР сведений о застрахованном лице.
- Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется)
- Оформление личной карточки сотрудника.
Рассмотрим более подробно каждый из указанных выше шагов.
Шаг 1. Получение от работника документов
При приеме на работу сотрудник обязан предоставить вам следующие документы:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Представление иного документа должно быть обусловлено определенными причинами, такими как, например, недостижение возраста 14 лет, утрата паспорта или его замена, наличие иностранного гражданства.
К иным документам относятся, в частности, свидетельство о рождении, временное удостоверение личности, паспорт иностранного гражданина.
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности.
Если сотрудник продолжает вести трудовую книжку на бумаге, он предоставляет ее работодателю вместе со справкой СТД-Р с предыдущего места работы или СТД-СФР, взятую в СФР лично.
Если трудовая книжка сотрудника ведется в электронной форме, то он предоставляет только сведения о трудовой деятельности, полученные с предыдущего места работы или запрошенные в СФР.
Если работник устраивается на первую работу к ИП, то указанные документы он не предоставляет, а трудовая его начинает вестись в электронной форме.
Если сотрудник с опытом работы не принесет справку о трудовой деятельности и трудовую книжку (если она ведется на бумаге), то учесть его трудовой стаж, полученный ранее, будет невозможно.
Рекомендуйте сотруднику обратиться за получением такого документа к предыдущему работодателю или в СФР.
- СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Сотрудниками, зарегистрировавшимися в данной системе до 01.04.2019 года, предоставляется пластиковая карточка СНИЛС. А теми, кто встал на учет позднее, – уведомление о регистрации по форме АДИ-РЕГ.
Если сотрудник вообще не регистрировался в системе индивидуального (персонифицированного) учета, за него это делает работодатель. Подробнее об этом будет сказано ниже.
- Военный билет.
Предоставляется только военнообязанными лицами и теми, кто подлежит призыву на воинскую службу.
- Документ об образовании.
Если работа требует специальных знаний, работник обязан предоставить документ об образовании или наличии необходимой квалификации.
К таким документам относятся аттестаты об общем и среднем общем образовании, диплом (о среднем профобразовании, бакалавра, специалиста и магистрата).
- Заявление о приеме на работу.
Этот документ не является обязательным к представлению работником, но на практике его составляют практически всегда.
В заявлении работник излагает свою просьбу о приеме на работу к ИП на конкретную должность и с определенного числа.
Требовать составление этого документа от работника работодатель не имеет права, так как он не является обязательным к представлению в рамках ст. 65 ТК.
Кроме указанных выше документов, у работника можно запросить в определенных случаях справку об отсутствии судимости, справку о том, является или не является он подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, справку о доходах (для вычетов по НДФЛ).
Шаг 2. Ознакомление сотрудника с локальным нормативными актами.
Перед подписанием трудового договора сотрудника нужно ознакомить с локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК).
Такими документами являются:
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Положение об оплате труда и премировании.
- Правила и инструкции по охране труда.
- Правила хранения и использования персональных данных.
- Должностная инструкция.
- Коллективный договор.
- Иные документы.
ИП, являющиеся субъектами МСП, которые отнесены к микропредприятиям, вправе отказаться от ведения ЛНА. Но вместо них они обязаны прописать все существенные условия в трудовом договоре.
Ознакомление сотрудника с ЛНА производится под роспись на листе ознакомления с указанием ФИО работника и даты ознакомления. Кроме этого, такую отметку можно сделать и в трудовом договоре.
Шаг 3. Заключение трудового договора
Трудовой договор с сотрудником заключается в письменной форме в двух экземплярах в срок не позднее 3 дней с даты начала работы. Один экземпляр договора остается у работодателя, а один у работника. На экземпляре работодателя работник должен поставить свою подпись, подтверждающую получение своего экземпляра документа.
Допускается заключение договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами.
ИП-микропредприятие, отказавшийся от ведения ЛНА, должен заключить с сотрудником типовой договор, в котором будут отражены условия, которые в обычном порядке регламентируются ЛНА. Если работодатель не отказывается от ЛНА, то и заключать договор по типовой форме он не обязан.
В трудовой договор с сотрудником нужно включить все обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК.
Шаг 4. Оформление приказа о приеме на работу
Прием на работу оформляется трудовым договором. По своему усмотрению, ИП может на основании договора оформить приказ о приеме на работу.
Этот документ составляется по форме Т-1 (для одного работника) или Т-1а (для нескольких работников). Допускается разработка собственной формы, но такой документ должен отвечать условиям трудового договора.
При заполнении приказа по форме № Т-1 нужно учесть следующие моменты:
- Дата приказа не обязательна должна совпадать с датой подписания договора. Законом не оговорено, в какой срок должен быть составлен приказ.
- Если с сотрудником заключен бессрочный трудовой договор, то дату его окончания ставить не нужно.
- Структурное подразделение и должность отражаются в приказе в соответствии со штатным расписанием (если оно есть).
- Условия приема и характер работы, а также размер оклада прописываются так, как они отражены в трудовом договоре.
- Данные об испытательном сроке вносятся только, если он предусмотрен трудовым договором.
- Подписать приказ может как ИП, так и его уполномоченное лицо.
Если на работу принимаются несколько сотрудников, рекомендуем составить отдельно на каждого работника приказ по форме Т-1, а не общий Т-1а по всем.
Связано это с тем, что форма Т-1а содержит персональные данные каждого работника о сумме заработной платы. И это может вызвать определенные проблемы, так как с приказом должен быть ознакомлен каждый работник, в него включенный.
Шаг 5. Направление в СФР отчет СЗВ-ТД о принятом работнике.
После оформления трудовых отношений с работником в СФР необходимо направить сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.
Сделать это нужно в течение одного рабочего дня со дня подписания приказа о приеме на работу или трудового договора (если приказ не оформлялся).
Заполнению в данном случае подлежит только Титульный лист и подраздел 1.1 (аналог отмененного СЗВ-ТД).
Форма этого документа, а также порядок его заполнения приведены в постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.
Шаг 6. Регистрация работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если он не имеет СНИЛС или не зарегистрирован в этой системе)
Как было сказано выше, при отсутствии у сотрудника регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета работодатель обязан самостоятельно зарегистрировать его в СФР.
Если ИП принимает работника на дистанционную работу и обмен документами происходит с таким работником в электронной форме, то регистрировать его в СФР не нужно.
В этом случае сам работник должен обратиться в Социальный фонд с анкетой по форме форме АДВ-1. Единственное исключение из этого – если работник выбрал регистрацию в СФР через работодателя (п. 2 письма ПФР от 28.06.2019 № 09-19/13246).
Работодатель должен передать сведения о работнике в территориальный орган СФР, потом получить там же документ о регистрации и передать его сотруднику.
Для регистрации работника в СФР потребуется направить в территориальный орган СФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1 . Потом следует получить в том же органе документ, подтверждающий регистрацию, и передать его работнику.
Шаг 7. Направление в СФР сведений о застрахованном лице
После получения от работника сведений о застрахованном лице их нужно передать в СФР в трехдневный срок.
Сведения направляются в фонд в электронной форме через систему социального электронного документооборота – СЭДО (постановление Правительства от 23.11.2021 № 2010)
СЭДО – бесплатный электронный сервис, интегрированный в бухгалтерские программы. Для подключения к нему необходимо в бухгалтерской программе включить данную опцию.
Требования к порядку обмена документами и их форма размещены на сайте СФР, в разделе СЭДО.
Шаг 8. Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется)
Внесение записи в бумажную трудовую книжку производится только, если работник продолжает ее вести.
Для сотрудников,которые впервые принимаются на работу, автоматически начинают оформляться электронные трудовые книжки, а точнее, на них формируются сведения о трудовой деятельности.
Запись в трудовую книжку нужно внести в срок не позднее 5 рабочих дней с даты вынесения приказа о приеме на работу или подписания трудового договора (если приказ не оформлялся).
Данные вносятся в книжку световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются.
Шаг 9. Оформить личную карточку сотрудника
Личная карточка сотрудника оформляется по желанию ИП. Делать это в обязательном порядке – не нужно.
Личная карточка составляется по унифицированной форме Т-2 на основании следующих документов:
- Приказа о приеме на работу.
- Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника.
- Трудовой книжки (если она ведется) или сведений о трудовой деятельности.
- СНИЛС.
- Военного билета (при его наличии).
- Документа об образовании.
