Эффективная автоматизация: как сделать склад механизмом получения прибыли?
11 апреля 2012 года на Интернет-странице www.Forum.Trade-Master.com.ua в продолжение живой дискуссии между участниками Дня Логиста состоялась онлайн-конференция на тему: "Автоматизация бизнес-процессов склада: Важнейшие задачи, которые она должна решить", инициатором и организатором которой традиционно является владелец площадки - Портал розничной и оптовой торговли www.TradeMaster.com.ua (входит в В2В Медиа-группу TradeMaster Group). Об итогах дискуссии экспертов - эта статья.
В числе наиболее активных участников: Андрей ОРЕХОВ, директор по логистике РК "Евротэк", Алексей КОВАЛЕНКО, директор логистического центра "Варус-Логистик", Андрей ЗАВИЗИОН, директор по логистике ООО "Комфи-Трейд" (сеть магазинов Comfy), Валентин МАЕВСКИЙ, директор "Логистическая Мастерская", Валентина ХОДАНОВИЧ, начальник складов "ТД - НИКО", Василий ЕФИМОВ, начальник отдела складского хозяйства "Фокстрот.Техника для дома", Иван БУЛАВИН, руководитель отдела логистического проектирования ТГ "Фортуна", Игорь СМИРНОВ, директор по логистике ГК "АЛЛО", Михаил Лукьяненко, инженер компании "Логистика и Склад" (официальный дистрибутор компании Mecalux на территории Украины), Сергей ЛЕСОВОЙ, координатор проекта "i-TRIO+".
Онлайн-дискуссия среди экспертов-логистов ведущих компаний дала понять, что внедрение автоматизации на складе необходимый и важный этап в улучшении бизнес-процессов, он помогает наладить схему работы, сократить временные затраты, снизить до минимума ошибки, что, в итоге, значительно увеличивает прибыль компании. Выбирать систему следует тщательно, сквозь призму процессов конкретного склада. При установке WMS-решения механизмы должны быть налажены еще на этапе подготовки к ее внедрению, иначе есть риск лишь ухудшить имеющуюся ситуацию. Необходимо учитывать и человеческий фактор: четко прописанные инструкции и обученный персонал - залог дальнейшего успеха.
Все эксперты сошлись во мнении, что эффективным является склад, в котором налажены все составляющие: технологии, бизнес-процессы, менеджмент и персонал.
Из комментариев участников онлайна:
Что понимать под автоматизацией склада?
Михаил Лукьяненко ("Логистика и Склад", ТМ Mecalux): "В первую очередь, это все, что помогает вам избавиться от лишних действий и процессов в работе. Спектр решений для автоматизации у нас довольно обширный - начиная от простых стеллажей и заканчивая автоматизированными складами. Все они, так или иначе, оптимизируют хранение. Компания "Логистика и Склад" решает задачи оптимизации, в первую очередь, на техническом уровне".
Василий ЕФИМОВ ("Фокстрот.Техника для дома"): "Автоматизация - понятие очень обширное, но однозначно это изменения с использованием новых технологий, либо механизмов (оборудования). Сфер изменений может быть много: учет единиц товара, учет географии расположения (хранения) товаров, сокращение человеческого фактора (роботизированный склад), учет операций для мотивации персонала и т.п.
Основные задачи, которые решают WMS (системы управления складом - ред.): адресное хранение; учет операций по конкретному исполнителю; автоматическое пополнение; наличие зон; консолидация брака; наличие планировщика отгрузок; завязка на ERP; план-график отгрузок авто; отчеты по производительности персонала, автоматизация разбора ошибок (претензий) склада, качество, быстрая обратная связь с клиентом-получателем, отчет использования техники и др.".
Чтобы иметь возможностьпланировать, управлять и контролировать работу склада нужна ИС со всеми необходимыми инструментами: сканерами, весами, мобильными терминалами.
Андрей ЗАВИЗИОН (сеть магазинов Comfy): "Нерадивые консультанты создали миф о том, что автоматизация склада - это волшебная таблетка от всех проблем. Обладая уже двойным опытом внедрения WMS, могу с уверенностью сказать, что
внедрение этой системы в случае бардака только ухудшит ситуацию, вплоть до полной остановки склада.
Эффективный склад - это бизнес-процессы, менеджмент, технологии и персонал".
Игорь СМИРНОВ ("АЛЛО"): "Я понимаю под "автоматизацией" склад-робот, который не требует участия человека: кладовщики-роботы; завсклад с IPad и сканером, конвейерная линия сбора товара, все иное - слоган, маркетинговый ход, в лучшем случае оптимизация и улучшение. Задача руководителя - постоянный поиск решений, которые сократят затраты и ускорят процесс. Все собственники и топ-менеджеры делятся на две категории: 1. те, кто купил WMS, ERP, "инновационный продукт" и т.п.; 2. те, кто не знает реального положения вещей и не способен к инновациям".
Сергей Лесовой ("i-TRIO+"): "Если есть работающий склад работающего бизнеса, то это значит, что стихийная оптимизация и настройка бизнес-процессов в нем уже произошла. Если бы этого не было, бизнес бы умер. Известно изречение:
"склад - это механизм получения прибыли, а офис - просто красивая кнопка, которая его включает".
И вот, если у руководства бизнеса возникает желание или необходимость улучшить управляемость этих бизнес-процессов, вот тогда и надо заняться автоматизацией.
Главное препятствие в процессе автоматизации складских бизнес-процессов - нежелание топ-менеджмента что-либо менять в действующем бизнесе. Должны возникнуть проблемы у бизнеса, связанные со складом, вот тогда и захочется руководству инноваций".
Проверить программу автоматизации нужно со всех сторон - начиная с презентации решения, построенного на требованиях и экспресс-диагностике, с уточняющими вопросами по основным "болевым" точкам, до референс-визитов в компании, где потенциальный поставщик делал проекты.
Алексей КОВАЛЕНКО ("Варус-Логистик"): "Если руководитель бизнеса не знает (или не хочет знать) и боится "головной боли" - значит, он не руководитель и не может управлять финансовым состоянием вверенного ему подразделения - тогда большой вопрос в его компетентности".
О тендере на автоматизацию:
Иван Булавин (ТГ "Фортуна"): "При проведении тендера необходимо: 1). Собрать проектную команду со стороны заказчика (которым придется не только выбрать систему, но и внедрить ее); 2). Посетить автоматизированные WMS склады с похожими бизнес-процессами и размером; 3). Привлечь к разработке ТЗ внедренцев-практиков и специалистов по системной интеграции".
Валентин Маевский ("Логистическая Мастерская"): "Для того чтобы решиться на оптимизацию, необходимо пройти большой путь:
- описать и формализовать основные процессы на складе;
- произвести их нормирование;
- определиться с форматами хранения и их массогабаритными характеристиками;
- определить складские единицы хранения и т.п.
А вот для того, чтобы увязать все это и иметь возможность планировать, управлять и контролировать работу склада, и нужна ИС со всеми необходимыми инструментами: сканерами, весами, мобильными терминалами".
Андрей Завизион (сеть магазинов Comfy): "Самая продвинутая система в руках неумелого внедренца превращается в мину замедленного действия. Внедренец должен иметь опыт реализации подобных проектов, а также команду специалистов именно под планируемый проект с достаточным уровнем опыта и квалификации. Проверить его можно и нужно со всех сторон - начиная с презентации решения, построенного на ваших требованиях и экспресс-диагностике, с вашими уточняющими вопросами по основным "болевым" точкам, до референс-визитов в компании, где потенциальный поставщик делал проекты".
Почему WMS тяжело "идут" в работу на реальных сложных складах?
Cергей ЛЕСОВОЙ ("i-TRIO+"): "В том подходе, который предлагается апологетами WMS, характеристики реального работника никому не интересны. Системам WMS нужны биороботы с усредненными характеристиками, которые "играют" по правилам систем, а их не бывает.
Есть реальные люди, которые всегда нарушают правила.
Вот поэтому WMS так тяжело "идут" в работу на реальных сложных складах. Вот почему их не любит персонал.
Главное препятствие в процессе автоматизации складских бизнес-процессов - нежелание топ-менеджмента что-либо менять в действующем бизнесе.
Кстати, по той же причине - не учете свойств (тактико-технических характеристик) "живого материала", с которым работает система автоматизации, WMS не масштабируются на малые склады. Об удельной стоимости рабочего места WMS-решения не хочется даже говорить. Кроме этого, не секрет, что
только около 24% оплаченных заказчиком проектов по автоматизации бизнес-процессов заканчиваются успешно.
Основные проблемы возникают из-за невозможности заказчика понять специфические моменты процесса внедрения данной разработки исполнителя на его работающембизнесе. А исполнитель не может, в силу ограниченности доступа к процессам и информации фирмы, постичь тонкости описания бизнес-процессов заказчика. Отсюда неточности и несоответствия в автоматизации этих процессов".
Игорь Смирнов ("АЛЛО"): "Не раз сталкивался с тем, что внедренцы автоматизации говорят о снижении требований к персоналу до внедрения. А в процессе внедрения ситуация меняется наоборот - требуется дообучение персонала или, еще хуже, воспитание уникальных навыков".
Андрей Завизион (сеть магазинов Comfy): Одна из самых больших проблем, связанных с внедрением WMS, это сопротивление персонала. Поскольку персонал годами ходил по привычному маршруту, знал, где же лежит товар по заказу, при этом, адресной системой на складе и не пахло. Для работы в WMS нужна не биомасса, а пользователи с определенным уровнем подготовки. А они не возьмутся ниоткуда, их надо готовить.
Сервисные операции - на каждом складе свои, и тут
основная задача - не вредить общей учетной политике и не отвлекать персонал в моменты пиковой нагрузки.
Администрирование системы - это новый уникальный процесс, которому необходимо учить кого-то с нуля. Но есть и ловушки. Небольшой пример: внедрение системы привело к сокращению времени операции подбора товара на каком-то участке, допустим, на 30%, а производительность труда, по факту, за месяц не изменилась. Экономии ФОТ, следовательно, не произошло... и оказалось, чтобы получить отдачу с сокращения времени одной операции, необходимо, во-первых, сократить время операции в "узком горлышке", а не там, где оно не влияет вообще. А во-вторых, менеджер склада должен в смену выводить нужное количество людей, а не как обычно. Если менеджер склада этого не понимает, не умеет, либо отсутствуют процессы планирования грузопотока и персонала, то эффекта от системы, мягко говоря, никто не ощутит".
Оценка эффективности автоматизации склада
Андрей Завизион (сеть магазинов Comfy): "Когда мы заходили на проект внедрения WMS, мы очень четко понимали свои точки улучшения в складской логистике, и каким образом WMS может их исправить. Перед началом проекта у нас были определенные KPI"s (ключевые показатели эффективности - ред.), которые нас не удовлетворяли, и изменение которых давало уже просчитываемый экономический эффект. Мы определили список изменений, которые требовалось внедрить, и на основании которых мы проводили выбор системы. После получения коммерческого предложения по ее внедрению, рассчитали бюджет проекта и обосновали его необходимость, включая срок возврата инвестиций, без которых невозможно было получить финансирование. Таким образом, получился расчет потенциальной эффективности и понимание, будет ли оправдано внедрение системы и когда".
Иван Булавин (ТГ "Фортуна"): "Эффективность просчитывается только в сравнении с самим собой в прошлом, с похожим складом (другого подразделения или предприятия), с отраслевыми стандартами.
Вопрос в том, как правильно выбрать критерии эффективности? В "классической" литературе в качестве таких критериев для склада приводятся следующие:
- уровень обслуживания покупателей;
- пропускная способность склада;
- коэффициент использования площади/объема;
- себестоимость одной строки обрабатываемых документов.
Потенциальная эффективность - это снижение себестоимости обработки товара, увеличение пропускной способности, уровня обслуживания покупателей и т.п. Желательно, привести эти критерии к численным значениям в будущих периодах (конечно, придется делать некоторые, обоснованные предположения) и после этого сделать выводы относительно окупаемости проекта автоматизации".
Василий ЕФИМОВ ("Фокстрот.Техника для дома"): "Даже если планировать расти, главная цель - повышать производительность персонала и качество без дополнительных инвестиций, либо с их минимумом - это основная цель управления складом, если воспринимать WMS как средство".
Алексей КОВАЛЕНКО ("Варус-Логистик"): "Все зависит от того, какой оборот. После этого нужно задать себе вопрос: пара млн. у.е. - это необходимость или желание гигантизма. Третий вопрос - стоимость денег, и четвертый, самый главный - что будет с этим внедрением через пару лет, если существующий объем логистики умножить на 3 или на 5 (если конечно компания планирует расти).
И есть еще одна маленькая хитрость:
можно потратить ваши прекрасные млн. у.е. за 3 месяца и получать отдачу 10 лет, а можно распланировать проект на год с рассрочкой на 2 года (стандартная практика сильного заказчика-переговорщика) и показать первые результаты (именно физические результаты, а не красивые блок-схемы) через 3 месяца (сроки условны).
Самое главное - экономический и тактический эффект от внедрения. Если каждому дать по терминалу, посадить на электричку (или как сейчас модно - купить комиссионер каждому), то для складов с недорогими товарами никто "внедренца" правильно не поймет. А вот для дорогого сегмента, где необходима скорость, точность и качество - более чем возможно".
WMS внедрили, а что дальше?
Игорь Смирнов ("алло"): "Система помогает управлять процессами и, в части случаев, наличие системы на складе является существенным ограничением по дальнейшим изменениям".
Михаил ЛУКЬЯНЕНКО ("Фокстрот. Техника для дома") иного мнения: "Если не оптимизировать дальше сами процессы, то ожидаемого эффекта от внедрения WMS не получится. По сути, она не будет использована полностью".
Андрей ОРЕХОВ, эксперт, бизнес-тренер в области автоматизации бизнес-процессов склада, предоставил детальное объяснение: "Нормально настроенному складу WMS резким "скачком" не поможет, а там, где работа строится на "ситуативных" процессах, WMS вообще станет основным препятствием. Но в общем случае, WMS - это уход от "генетической" памяти, приведение всех операций к простому, элементарному действию - взять в ячейке 1, перенести в ячейку 2.
Что касается примера с новыми товарами - нет такого понятия для WMS, есть неизвестный товар, который путем строгой процедуры "идентифицируется", и после этого работа идет по стандартной схеме.
Частый и неоднозначный вопрос: как собирать - по терминалу или бумаге? На дистрибуционных складах, где при одном обращении в ячейку отбирается незначительное количество товара, мы обычно используем бумажные листы. Там, где отбор из ячейки дает более 10-15% паллеты - работа с ТСД.
Чтобы получить отдачу с сокращения времени одной операции, необходимо, во-первых, сократить время операции в "узком горлышке", а во-вторых, менеджер склада должен в смену выводить нужное количество людей.
Озвучил г-н ОРЕХОВ и примеры решений ключевых вопросов склада с помощью автоматизации: "Прием товара выполняется в строгом соответствии с настройками системы, отражающими требования бизнеса - "Принимаем меньше или равно" на основании заказа.
Никаких "а может это тоже примем". Все, что не подходит под условия - за черту. Прием товара без заказа - запрещен. Надо что-то принять дополнительно - сделайте дополнительный заказ, и далее - по процедуре. Размещение товара - только по указанию системы.
Все спроектированные процессы сначала моделируются в системе, потом выполняются авторами разработок, и только после этого передаются пользователям - такой алгоритм позволяет, в большинстве случаев, застраховать сотрудников склада от неудобств в работе. Главное - не запускать проблемы, а управлять изменением учетного остатка ежедневно - особенно с фиксацией недостач - в отдельном складском месте.
О KPI и мотивации я бы начинал говорить, когда пробные шары запущены, и персонал склада понимает, что от него хотят, и понимает, что будет, если начнется игра "не по правилам".
Задача WMS для каждого конкретного поддона - складского носителя - зафиксировать необходимые параметры - артикул, количество в используемых единицах, сроки годности, партии. После этого система самостоятельно разместит данный носитель на основании настроек в оптимальное место. И потом, при появлении заданий на подбор, в зависимости от стратегий и настроек получателей, система скажет - с какого именно места/носителя необходимо взять этот товар.
Система в большинстве случаев делает все оптимально, и когда у сотрудника склада объем "кэш-памяти" заканчивается, он уже делает, как может. Система же поддерживает дисциплину, четко следуя заложенным алгоритмам, не давая человеку забыть отгрузить важный акционный товар, не давая принять товар, у которого остаточный срок годности на 5 дней меньше допустимого, не разрешая занимать складские места, не совсем подходящие данному поддону и т.п.
WMS - не панацея от плохой работы склада. Она, скорее, некий мультипликатор
- если все хорошо на складе, она увеличивает это "хорошо" до уровня "отлично". А если "как-то работаем", то может довести до резонанса, когда правильно работать невозможно. Для собственника, WMS может являться "лакмусовой бумажкой" качества работы склада".
Человеческий фактор в управлении бизнес-процессами
Иван БУЛАВИН (ТД "Фортуна"): "Ключевых работников - технолога и диспетчеров WMS, нужно подбирать/обучать среди действительно толковых людей, а вот что касается операционного персонала, то требования к нему (по моему опыту), снижаются - не нужно держать в голове товарный ассортимент в придачу с картой его размещения на складе, поскольку эта информация содержится в WMS".
Василий ЕФИМОВ ("Фокстрот.Техника для дома"): "Обучение персонала необходимо, так как меняется процесс. В дальнейшем достаточно использовать нужную методику адаптации нового персонала. Учить нужно, но на входе и 1 раз. При чем процесс должен быть примитивен, а не "на гения компьютерной мысли".
Современные тренды в управлении персоналом нацелены на обучение среднего и верхнего уровня управленцев, чтобы с их помощью решить вопросы по обучению нижнего уровня. Отсюда вывод: проще иметь больше неквалифицированного ресурса с качественным управленцем (возможно, 2-3 от процесса), которые заставят принять наши правила игры и тем самым повлияют на результат (затраты меньше)".
Андрей ЗАВИЗИОН (сеть магазинов Comfy): "В том случае, если обученный подборщик с терминалом работает существенно производительнее и точнее, и вы можете превратить это в экономический эффект - затраты могут окупиться достаточно быстро".
Игорь Смирнов ("АЛЛО"): "На любом участке, где вы оставите персоналу выбор между "лучше/хуже", будет выбран "худший" вариант. Инструкции персоналу, которые пишутся на основе процессов склада, должны быть не художественней, чем армейский устав".
Валентина Ходанович (тд "нико"): "Отношение к персоналу склада должно быть более человечным, а не как к "биомассе": Даже если склад насчитывает сотни сотрудников, есть руководители подразделений, которые знают своих подчиненных и могут использовать их способности наилучшим образом. А подогрев только деньгами дает хорошие результаты лишь первое время. Учесть все в инструкциях невозможно, но конечный результат работы им понятен, следовательно, решения принимаются для получения результата".
Валентин Маевский ("Логистическая Мастерская"): "При нормальной организации работы, ваш персонал не должен иметь возможность принимать самостоятельное решение. Скажу больше: если ваш персонал начинает думать и заниматься "рационализацией", вы будете терять деньги. Четкие алгоритмы, которые исключают логическую функцию "если". Выбор только из вариантов: "да", "нет", "если, то...".
Фото: BT
Trans-Port
