Во время экономической нестабильности предприниматель вынужден решать вопросы, как остаться в бизнесе, как обеспечить рентабельность, как сохранить наработанные связи, что предложить клиентам, чтобы выбирали именно Вас, и многие другие. Сейчас особенно важно проявлять должную осмотрительность при выборе партнеров, контролировать своевременность расчетов, проводить мониторинг работы менеджеров и анализ деятельности в целом - и поможет в этом новый "Транс-Менеджер" - современное ПО для транспортных компаний. Теперь с бесплатным тестовым периодом и возможностью подключения от 299 руб.
Теперь с бесплатным тестовым периодом и возможностью подключения от 299 руб.
Как обеспечить сотрудничество только с надежными партнерами?
Как правило, до подписания договора юридический отдел запрашивает копии учредительных и др. документов. Менеджер прикрепит полученные файлы в карточку контрагента. Проанализировав пакет вложений, юридический отдел присвоит статус надежности (безопасности) контрагенту, водителю, транспортному средству. Помимо этого, при вводе ИНН будет подгружена актуальная выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, получить и обновить её можно в любое время. В ТМ загружается рейтинг контрагента с сайта ati.su, обновляется ежедневно в фоновом режиме. Руководитель настройками доступа может запретить менеджеру создание новых заявок с контрагентом при низком статусе безопасности или рейтинге. Также в карточке контрагента можно фиксировать историю сотрудничества с ним, чтобы составить полное представление о его платежеспособности, надежности, ответственности.
Как защитить свою базу данных?
Перед службой безопасности и администратором сети организации стоит задача соблюдения коммерческой тайны условий сотрудничества с клиентами, сохранения информации о накопленной базе перевозчиков, исключения утечки данных, предотвращения потери базы в случае повреждения оборудования. В Транс-Менеджере возможно подключение к базе данных по псевдониму, чтобы сотрудники не знали её реального расположения. Также есть возможность настроить автоэкспортирование базы данных через планировщик заданий Windows, что обеспечит хранение семи последних копий базы. В программе реализована специальная функция, позволяющая анализировать и исправлять нарушенную целостность структуры записей в базе данных. Это очень полезно для ремонта "поломок", которые могли возникнуть вследствие внезапного сбоя сети, выключения питания сервера или рабочих станций, и др. системных сбоях.
Как распределить обязанности сотрудников при организации бизнес-процессов транспортной компании?
В ТМ можно построить структуру управления предприятием. Для этого разработан справочник групп: всех сотрудников можно объединить в группы (отделы) по функционалу. Например: администрация, отдел продаж, юридическое сопровождение, бухгалтерия, служба безопасности. Руководителю важно иметь четкое представление о том, чем занят конкретный сотрудник, какими полномочиями наделен, понимать его зону ответственности. Транс-Менеджер позволяет дать сотруднику права на конкретные операции и установить запрет на просмотр отдельных окон и данных. Чтобы отслеживать работу менеджера по привлечению новых контрагентов, в ТМ хранится история примечаний и сообщений контактным лицам. Ведение истории привлечения, знакомства и работы с контрагентом облегчит информирование нового сотрудника. На этапе согласования условий сотрудничества можно составить индивидуальное коммерческое предложение, а затем применять этот прайс-лист при формировании заявок. Для оценки результативности работы сотрудника или отдела (группы) руководитель может оперировать многочисленными отчетами в ТМ, используя детализацию по создателю заявки, по ответственному за контрагента менеджеру, по отделу.
Как контролировать своевременность расчетов по перевозкам?
В процессе работы между своей фирмой и контрагентом устанавливается особенный порядок расчетов - с постоплатой, рассрочкой платежей, увеличивается объем и частота платежей. Становится необходимым отслеживание своевременности оплаты. В ТМ для этих целей реализованы такие инструменты как платежный календарь, автоназначение даты оплаты, журналы дебиторки и кредиторки, журнал напоминаний. Бухгалтер видит индикацию задолженности, количество дней просрочки, можно настроить оповещение об оплате. Руководитель правами доступа может запретить менеджерам создание новых заявок с должником при превышении максимально допустимого долга. При больших оборотах выручки для сокращения времени и трудозатрат лучше использовать авторазнесение платежей в заявки из выписки интернет-банка. Или можно вручную проводить платеж в заявке с указанием отправителя и получателя платежа.
Как извещать участников перевозки об изменениях её статуса на всех этапах?
Не секрет, что сфера автоперевозок очень конкурентна. И преимущество за той компанией, которая сможет предоставить лучший сервис. Хороший показатель клиентоориентированности - это своевременное информирование о статусе заказа, в данном случае перевозки. В ТМ для этих целей разработана возможность sms-оповещения по заданным шаблонам сообщений. Так же в ТМ можно настроить свой справочник статусов заявок с цветной индикацией - в помощь менеджеру для оперативного контроля своих перевозок.
Как для начисления вознаграждения отслеживать, кто из сотрудников привел заказчика/перевозчика?
Как правило, в каждой компании применяют свои алгоритмы расчета зарплаты в зависимости от формы оплаты заказчиком и перевозчику, от ставки НДС, от выполнения сотрудником плана, от итоговой выручки отдела и др. Но неизменной остается обязательность вознаграждения именно того менеджера, который привел контрагента, обеспечил организации выручку и обороты заказов. В Транс-Менеджере в карточке контрагента можно "прикрепить" ответственного по нему менеджера. В заявке так же отслеживаются создатель и редактор заявки, ответственный менеджер по заявке. Детализация отчетов позволяет посмотреть статистику по стоимости и количеству заявок каждого пользователя. Настройками доступа сотруднику можно запретить просмотр чужих заявок.
Как поставить менеджеру задачу и контролировать её исполнение?
Обычно подсчетам выручки предшествует отчетность по выполнению плана. Это может быть заданное количество звонков, встреч и переговоров, поездок и т.п. Руководитель может назначать задания как сотруднику лично, так и отделу в целом. Для этих целей в Транс-Менеджере разработан органайзер, в котором можно планировать мероприятия и создавать записи конкретному менеджеру, группе или всем сотрудникам. При наступлении заданной даты/времени события в окне программы появится всплывающая подсказка-напоминание. Менеджер может обозначить результат встречи, чтобы руководитель ознакомился с ним. В сводке журнала заявок руководитель сможет формировать статистику заказов по каждому менеджеру.
Как организовать документооборот и расчеты с иностранными контрагентами?
Если перевозка осуществляется за границу, может потребоваться оформление документов в соответствии с законодательством другой страны. В Транс-Менеджер встроен редактор бланков FastReport, который позволяет конфигурировать любые печатные формы и понимает иностранные языки. Программа мультивалютна: в ней можно проводить расчеты в разной валюте с конвертацией по актуальному курсу. Загрузка котировок осуществляется автоматически, но можно установить курс на текущий день вручную, или вообще ввести курс только для конкретного счета/акта. В карточке своей фирмы можно вести несколько расчетных счетов для разной валюты.
Как организовать документооборот и расчеты с частными лицами?
На рынке автоперевозок велика доля участия физических лиц. Для контроля получения документов по перевозкам, выполненным физическими лицами, в Транс-Менеджере предусмотрено проставление отметок о получении электронных копий и оригиналов транспортных документов, автоназначение даты оплаты в зависимости от наличия документов. Возможно оформление расписки, кассового ордера.
Как уйти от заполнения многочисленных шаблонов документов для разных контрагентов?
Всё больше внимания уделяется фирменному стилю компании: оформлению первичных документов по одному шаблону, разработке логотипа. Формат бланков утверждают уже на момент подписания договора. Разнообразие требований увеличивает нагрузку на менеджера по разработке и заполнению всех этих форм отдельно для каждого контрагента. Встроенный в ТМ специальный визуальный конструктор позволяет изменять существующие бланки и отчеты, а также создавать свои новые. После настройки формы не потребуется менять бланк для каждой новой заявки. Продвинутые пользователи могут конфигурировать свои пользовательские отчеты по запросу бухгалтера или руководителя.
Внедрение ПО Транс-Менеджер 10 минимизирует ошибки человеческого фактора, освобождает ресурсы для привлечения новых клиентов вместо занятости рутинной работой, ускоряет обработку данных по совершенным сделкам, напоминает о текущих платежах, и предлагает многое другое, необходимое для современного бизнеса. Ознакомиться с программным комплексом можно на домашней странице компании.
