При управлении бизнесом часто возникают задачи, под которые нанимать в штат сотрудника невыгодно — проще, быстрее и практичнее найти исполнителя-самозанятого.
Поскольку это удобно и легально, практически каждая пятая российская компания пользуется услугами внештатников.
Но в работе с разными типами исполнителей существуют некоторые нюансы.
Что нужно знать при сотрудничестве с самозанятыми
Самозанятых в России становится все больше, и сотрудничество с ними уже не вызывает каких-либо сложностей. Однако с самозанятыми можно решать не только эпизодические запросы (например, нарисовать баннер или отвезти груз), на их основе можно выстраивать полноценные бизнес-процессы компании. Такие исполнители могут вполне стать стратегическим ресурсом компании.
Если у компании до 20 исполнителей в любом статусе (самозанятые, ИП, физические лица без статуса), их появление обычно не создает никаких дополнительных операционных проблем, с ними справляются текущие сотрудники — менеджеры по работе с контрагентами и бухгалтеры. Если исполнителей становится больше, придется автоматизировать процессы.
О каких процессах идет речь?
Во-первых, приглашение, онбординг и превращение исполнителей в самозанятых. Это довольно трудозатратный процесс. Как показывают наши исследования, из 100 курьеров-самозанятых, которые начинают оказывать услуги, через 6 месяцев остаются 30. Без автоматизации онбординга нагрузка может сильно вырасти. Часто ее возлагают на обычных бухгалтеров или кадровиков, которые в дополнение к своим обязанностям, должны буквально на бегу объяснять нюансы самозанятости.
Во-вторых, с самозанятыми нужно регулярно подписывать (и получать!) закрывающие документы, следить, чтобы самозанятый не превысил лимит в 2,4 млн и не потерял свой статус — и так далее.
Как избежать внимания со стороны налоговой службы
К самозанятым нельзя относится как к штатным сотрудникам, каким бы ни был соблазн это делать и экономить на НДФЛ и выплатах в ПФР. Абсолютно все схемы известны ФНС, она контролирует многие аспекты в онлайн-режиме.
Самозанятый — это полноценный подрядчик, мини-юрлицо. У него вполне может быть несколько других заказчиков (курьер может параллельно или последовательно работать с другими организациями). Он не должен получать зарплату два раза в месяц, принимать от заказчика на безвозмездной основе рабочую форму, велосипед, инструменты и так далее.
Если эти нарушения фиксируются, ФНС воспринимает возникшие отношения как трудовые, доначисляет налоги и штрафует.
В случае возникновения вопросов, ФНС часто обращается непосредственно к исполнителю и выясняет подробности — действительно ли он ходит на работу, сидит на штатном рабочем месте, подключен к корпоративным рабочим инструментам и чатам компании.
Кого выбрать: cамозанятых, ИП или физлиц без статуса?
Перед выбором, с какими категориями исполнителей работать, нужно понимать, что самый беспроблемный и операционно простой вариант — это самозанятые. Физлицам очень просто стать самозанятым, они самостоятельно оплачивают налог, которые легко рассчитать. Многие платформы самостоятельно удерживают налог за исполнителя, ему даже не нужно про это думать.
Почти всегда лимита в доходе самозанятых (в размере 2,4 млн в год) достаточно для «синих воротничков» и рабочих профессий. Но в случае сотрудничества с высококвалифицированными дорогими исполнителями, такими как программисты, дорогостоящие дизайнеры, юристы и другие, необходимо отслеживать лимиты и при их превышении исполнитель должен принять решение, сотрудничать с вами в качестве физлица без статуса или ИП.
Второй по простоте формат — это ИП. Компания не обязана платить за них налоги и отчисления и единственную проблему, которую нужно решить — своевременный обмен закрывающими документами. Далеко не все подрядчики, впрочем, готовы становиться индивидуальными предпринимателями, поскольку этот статус требует несколько большей ответственности и ведения отчетности, чем у самозанятых.
Тогда выходом может стать сотрудничество с физлицами, которые не имеют какого-либо особого статуса. Со стороны исполнителя не требуется совершать никаких действий по регистрации статуса или выплаты налогов, а заказчик должен выплачивать за такого исполнителя налоги и отчисления в ПФР. Кроме того, в таком статусе с вами может сотрудничать ваш бывший работник.
Чек-лист сотрудничества с самозанятыми
- Запросить справку или самостоятельно проверить статус. Фрилансер может получить документ через «Мой налог». Справка должна быть на текущую дату. Если есть ИНН самозанятого, то проверить статус может заказчик.
- Добавить в договор пункт о самозанятости. В этом случае исполнитель подтверждает свой статус и применяет режим «Налог на профессиональный доход». Если исполнитель теряет статус, он обязан сообщить об этом заказчику. Предупредите об этом исполнителя.
- Указать в договоре каким образом будут ставиться задания. В договоре нельзя прописывать регулярную выплату или повременную оплату труда, нельзя указывать отпуска и больничные, использовать слова «должность» или «командировка». Эти формулировки могут дать повод заявить о подмене трудовых отношений.
- Указать в договоре, с какой периодичностью будет проводиться оплата вознаграждения, лучше всего установить оплату после каждого выполненного задания.
- Получить и проверить чек от самозанятого. В случае использования автоматизированной консоли чек об оплате сам приходит заказчику.
- Привлеките для составления договора квалифицированного юриста, который сможет проверить формулировки и исключить неточности.
Чек-лист сотрудничества с ИП
- Подтвердить статус индивидуального предпринимателя.
- Оформить договор. В нем нужно указать предмет: какие услуги будет оказывать исполнитель. Указать сроки и результат оказания услуг. При этом договор заключается только на время проекта.
- Обозначить в договоре стоимость услуг и порядок расчетов. Лучше всего указывать удельную стоимость за единицу услуги.
Чек-лист сотрудничества с физлицом без статуса
- Запросить паспорт и СНИЛС в соответствии с Гражданским кодексом – ни трудовая книжка, ни военный билет не подойдут. Также могут понадобиться документы, подтверждающие квалификацию.
- Составьте и подпишите договор. Здесь важно уделить особое внимание стоимости услуг, порядку расчета. В договоре нельзя прописывать регулярную выплату или повременную оплату труда, нельзя указывать отпуска и больничные, использовать слова «должность» или «командировка». Эти формулировки могут дать повод заявить о подмене трудовых отношений.
- Привлеките для составления договора квалифицированного юриста, который сможет проверить формулировки и исключить неточности.
