Для учета затрат на ГСМ важен факт не только их покупки, но и использования. Для этого нужны путевые листы. А их отсутствие приводит к финансовым потерям. При этом сумма последствий зависит от того, как эти листы «потеряли». Подробности — в статье.
История первая. Форс-мажор и расчетный метод
Из-за чего инспекторы сняли расходы
Налоговики затребовали от компании в доказательство затрат на ГСМ путевые листы. Компания путевые листы не представила.
В ответ на требование инспекции о предоставлении документов компания предъявила:
- акт осмотра помещения;
- приказ о создании комиссии для проведения служебного расследования по факту повреждения документов и материальных ценностей;
- акт расследования причин повреждения документов и материальных ценностей;
- опись поврежденных документов и материальных ценностей.
Дело в том, что помещение, где хранились искомые путевые листы, затопило.
Однако налоговики слишком хорошо знают эту схему с «внезапным затоплением». Поэтому они не поверили компании, а затраты на ГСМ просто исключили из налоговых расходов.
Почему налоговики проиграли
Потому что физического отсутствия путевых листов недостаточно, чтобы обвинить компанию в недобросовестности.
Компания наносила разметку на автодороги. У нее был и собственный и арендованный транспорт. ГСМ закупались у специализированных организаций. Водители заправлялись по специально оформленным картам непосредственно на заправочных станциях. Все эти факты налоговики оспаривать не стали.
А раз не стали, то полный отказ в расходах на ГСМ недопустим. Есть подпункт 7 пункта 1 статьи 31 НК. Налоговики вправе определить сумму налога расчетным путем, если к проверяемой компании, в частности, нет первички по расходам.
В данной же ситуации инспекторы не отрицают, что затраты имели место. Просто нет документов, чтобы установить их точную сумму. Поэтому и надо использовать расчетный метод (постановление АС Поволжского округа от 09.11.2022 № А57-17452/2021).
История вторая. Нестыковка в учете
Из-за чего инспекторы сняли расходы
Инспекторы сняли у ИП расходы на покупку ГСМ на 7 млн руб. Они посчитали, что эти затраты ничем не подтверждены.
Предприниматель отправился в суд. Он якобы привел доказательства того, что цена дизтоплива была существенно выше, чем приняли в расчет расходов налоговики. Все данные для правильного расчета цены дизтоплива он передал в инспекцию еще до того, как она вынесла решение по проверке.
Почему налоговики выиграли
Потому что учет надо приводить в соответствие с первичкой, которая есть на руках. У ИП банально не хватило путевых листов.
Путевой лист - это документ для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 №259-ФЗ). Перевозки без путевого листа недопустимы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 №259-ФЗ).
Собственники транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации. Путевые листы должны храниться не менее пяти лет (п. 17, 18 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Чтобы принять затраты на ГСМ, нужны не только документы на оплату. Но и путевые листы, которые подтвердят не только расход ГСМ, но и экономическую обоснованность затрат.
ИП подтвердил, что журнал учета дизельного топлива он не вел. Остатков дизтоплива не знает. При этом из трех лет, которые проверила инспекция, данные Книги учета доходов и расходов и путевых листов сошлись только в одном.
При этом расхождение серьезное – 314 тыс. л. И так как никаких других подтверждающих документов ИП предоставить не смог, расходы на ГСМ с него сняли правомерно (постановление АС Поволжского округа от 02.08.2022 № А57-17010/2021).
Выводы
Разные решения вынес один и тот же суд. Но в первом случае расходы явно были, а документы исчезли по разумной причине. В итоге – хотя бы расчетный метод, а не полный ноль.
Во втором случае документы были. Но не все. Разумного объяснения этому не нашлось. Потому о расчетном методе даже речи не было.
