Строительно-торговый дом «Петрович» начал тестировать работу с электронными транспортными накладными (ЭТрН) еще в 2024 году и вышел в промышленную эксплуатацию ко времени официального старта 1 сентября 2026 года.
Опыт внедрения показал, что цифровизация транспортного документооборота усложнила операционные процессы, методология расходится с практикой, а качество данных не соответствует новым задачам. Проблемы проявились на каждом участке поставки, а процессы допиливались буквально с колес. О том, какие нюансы внедрения не видны из кабинетов чиновников и операторов ЭПД и как удается адаптировать регламенты к реальной жизни, порталу Retail.ru рассказал директор по операциям и эффективности компании «Петрович» Данил Скворцов.
* * *
Осень 2026 года началась с того, что использование электронных перевозочных документов стало обязательным. Чтобы понять, что это внедрение значит для «Петровича», можете обрисовать вкратце масштаб вашей транспортной логистики?
– Объем транспортной логистики «Петровича» – примерно четыре миллиона транспортных операций в год. Преимущественно это автомобильные перевозки. Доставка сопровождает 70% продаж нашего бизнеса, и мы работаем по партнерской модели на основе договоров с транспортными компаниями-перевозчиками. Доля B2B-сегмента в этом объеме около 50%.
Специфика нашей логистики – это крупногабаритные грузы, магистральные перевозки и жесткий режим доставки до покупателя в течение двух часов. При таких вводных мы просто не можем себе позволить работать без глубокой автоматизации процессов.
Известно, что к введению ЭТрН вы стали готовиться заранее. Расскажите, с чего начали и сколько времени потребовала подготовка к запуску ЭПД.
– Готовились поэтапно. В конце 2024 года начали тестирование вместе с одним из наших крупнейших клиентов. Разработали MVP, обкатали базовые процессы, запустились, и схема заработала. Однако на тот момент мы понимали, что еще нет четких регуляторных требований, не определены сроки обязательного использования этого инструмента, поэтому не спешили с масштабированием и параллельно использовали бумажные накладные.
В декабре 2025 года начали переводить весь наработанный опыт в конкретные операционные процессы. Но так как на государственном уровне публично не говорилось о скором внедрении электронных накладных и массовой информационной кампании не проводилось, создавалось легкое ощущение того, что мы сами себе все это придумали.
Удалось ли запуститься в срок? Что показали первые недели массовой работы с цифровыми документами, возникали ли какие-то проблемы на старте?
– Да, стартовали в срок, и сам этот факт очень важен. Конечно, запустились с шероховатостями. Например, 1 сентября, когда вся система заработала, операторы сообщали нам о постоянных DDoS-атаках и что они не могут принимать и обрабатывать документы из-за постоянных сбоев на серверах. Но я думаю, что дело было не в кибератаках, а в том, что участники процесса одновременно начали оформлять цифровые транспортные накладные, а система оказалась не готова к такому масштабу.
Многие процессы допиливались буквально с колес, детали выяснялись только в процессе эксплуатации, поэтому на разработку и внедрение ушло гораздо больше времени, чем мы рассчитывали. Срок запуска сдвинулся примерно на два месяца: планировали выйти в промышленную эксплуатацию в июле 2026 года, а смогли полноценно запуститься только в конце августа. До сих пор команда продолжает оттачивать процессы и работать над стабилизацией функционала всей логистической цепочки, и, по моим оценкам, это только начало пути.
На каких направлениях возникло больше всего сложностей?
– Пока все хорошо только с организационной и технической готовностью перевозчиков, потому что мы как заказчик услуг перевозки можем быть достаточно прямолинейными с нашими партнерами и подходить к требованиям бескомпромиссно.
Готовность общего пула поставщиков товаров оцениваем на 75–80%. Остальные пока продолжают работать над внедрением.
На нашей стороне обеспечена техническая возможность приема всего входящего потока. Электронные транспортные накладные принимаем, формируем и подписываем титул грузополучателя.
До конца 2026 года планируем перевести на ЭТрН и внутренние перемещения, несмотря на то что законодательство позволяет сохранять на бумаге оформление перевозок, где грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом, потому что нам очень важна идентичность процессов по всей цепочке.
Любая цифровизация должна начинаться с качественных данных. Конечно, все крупные компании давно работают с мастер-данными и системами их анализа, потому что это дает конкурентное преимущество. Но если посмотреть на качество данных при старте внедрения ЭТрН, станет ясно, что рынок не был к этому готов.
Вы сказали, что B2B-перевозки составляют примерно половину вашего объема доставок. Как технически организована подпись ЭТрН на стройплощадке?
– Для подписания ЭТрН на стройке действует несколько сценариев, и каждый клиент выбирает для себя то, что удобнее. Если усиленная цифровая подпись имеется у сотрудника, находящегося непосредственно на объекте, то этот сотрудник принимает груз и сразу делает отметку в ЭТрН.
Еще один сценарий – двухфакторный: прораб на стройке получает смс-сообщение, простой электронной подписью подтверждает приемку, а дальше офис закрывает ЭТрН. Все это закрывается в контуре оператора.
Пока еще сохраняются сценарии «по звонку» – прораб устно подтверждает приемку по телефону, а оператор в офисе удаленно заверяет накладную своей подписью.
Возможных сценариев прохождения по треку с ЭТрН очень много. Пока длится переходный период, никто до конца не понимает, как правильно все должно работать, и пробуются разные схемы подписания. Специфика этого проекта вынуждает быть очень гибкими.
Какие плюсы вы уже видите от внедрения обязательных ЭПД?
– Постепенно появляется качественный мониторинг. Можно посмотреть на массиве данных, как отработал каждый клиент, проанализировать каждую проблемную поставку. Но операционный процесс усложнился существенно. Нельзя сказать, что на каких-то участках стало проще или быстрее.
Все участники цепочки стали «подпрыгивать» больше, а главное, появилось требование к своевременности каждого подписания.
Если раньше перевозчик имел возможность в конце рабочего дня подписать пачку своих транспортных накладных, потому что ему так удобнее, то теперь он должен заниматься документами одновременно с разгрузкой товара.
Мы не можем передать накладную клиенту на подпись без подписания со стороны перевозчика. Значит, водитель должен в какой-то момент разгрузки выделить время, зайти в мобильное приложение, найти все ЭТрН этого рейса и подписать, потому что иначе он не сможет передать клиенту груз.
Такие нюансы, наверное, не очень видны из кабинетов чиновников и операторов ЭПД. Мы же пытаемся втиснуть сложную геометрию бизнеса в жесткие рамки законов.
Какое дополнительное оснащение появилось у водителей для сопровождения электронных транспортных накладных?
– Все партнеры получили личную квалифицированную электронную подпись и могут самостоятельно подписывать официальные документы. Если раньше ЭЦП воспринимался небольшими бизнесами исключительно как инструмент бухгалтера, используемый для сдачи отчетности, то теперь у всех водителей появились ЭЦП и машиночитаемые доверенности (МЧД), если водитель подписывает документ за свою компанию. Для работы водителю достаточно иметь смартфон с установленным мобильным приложением.
Также в нашей компании появилось невероятное количество электронных цифровых подписей – несколько тысяч, потому что их получили все сотрудники, работающие на приемке и отгрузке, отвечающие за подписание документов.
Насколько крупных затрат потребовала покупка такого большого количества ЭЦП?
– Проблема не в стоимости самой покупки, хотя эти затраты нельзя назвать несущественными, а в том, что появление большого количества ЭЦП и МЧД резко увеличивает объем администрирования. Оба этих инструмента имеют ограниченный срок действия – один год. Сотрудники принимаются, увольняются, уходят в отпуск, меняют функции. Приходится за всем этим следить, формируется масштабный процесс администрирования, который мы тоже вынуждены будем автоматизировать, потому что вручную контролировать все эти передвижения невозможно.
Какова специфика оформления сборных грузов, насколько они усложнят процесс оформления ЭПД?
– По смыслу процесс оформления сборных грузов не сильно отличается от монопоставок. Есть нюанс с тем, что нужно различать доставку и рейс, потому что в одном рейсе может быть несколько доставок, – соответственно, мы подбираем перевозчика сразу под несколько доставок и формируем электронную заказ-заявку под эти цели. Дальше на каждую доставку оформляется своя ЭТрН. Понятно, что при сборных грузах просто увеличивается количество документов.
Как вы отрабатываете проблемы, возникающие в процессе перевозки, – например, когда машина уже находится в пути, выясняется, что в документе неправильно указан адрес, или изменилось место приемки, или поступил отказ от приемки груза?
– У нас выделена операционная служба поддержки, в которой несколько специалистов отрабатывают все кейсы. Если что-то идет не по плану, включается прямая коммуникация специалистов с клиентами, и ситуации разрешаются в режиме реального времени.
Например, при изменении адреса доставки есть предусмотренный процесс на стороне системы ЭТрН – специальные переадресовочные титулы, позволяющие либо заменить машину, либо исправить точку выгрузки.
Потребовалось ли вам проводить обучение своих сотрудников и B2B-клиентов?
– Внутреннее обучение наших сотрудников – наша обязанность. В компании выстроена система обучения, есть база знаний, служба поддержки, назначены ответственные по каждому направлению, действуют специальные программы, и так далее.
Много инвестировали в работу с клиентами. Провели несколько вебинаров, которые посетили около 600 клиентов, выделили менеджеров, которые на стороне операторов занимались коммуникацией с нашими клиентами, проведением их по цепочке оформления ЭТрН. Партнеры-операторы тоже проводили большое количество обучающих мероприятий. Запускали голосового робота, который обзванивал B2B-клиентов, имеющих активные отгрузки, и рассказывал им про ЭТрН, напоминал, что надо подключаться, давал контакты.
Каких преференций вы ожидаете от внедрения электронных транспортных накладных? Возможно, это позволит вам решить какие-то проблемы, повысить скорость оборачиваемости транспорта, сократить время простоя на объектах?
– Основной эффект будет лежать в области документооборота. Бумажные документы стоят намного дороже, чем электронные. Их надо хранить в архиве три года, и это тоже требует затрат. По нашим оценкам, стоимость бумажного документа на протяжении всего его жизненного цикла стоит примерно 17 рублей, а электронный документ пока стоит в два – три раза дешевле.
Повышения эффективности процессов, связанных с транспортом, скорее всего, не будет. И наша главная задача – не получить антиэффект, то есть не допустить ухудшения.
Цифровизация транспортного документооборота нужна для обеспечения прозрачного учета, но для операционного бизнеса это пока – лишняя нагрузка. Возможно, в перспективе повысится эффективность документооборота за счет упрощения, облачного и автоматизированного подписания. Наверное, все эти ценности мы получим в будущем.
Сейчас очень важно, чтобы административный ресурс и волевой государственный аппарат, запустившие эту тему, не успокоились, а довели дело цифровизации до успешного завершения. В диалоге с бизнесом.
фото спикера: retail.ru
